Tabellen & Grafieken & Excel

Tabellen

Je kunt in Kirra tabellen toevoegen aan een pagina. Je voegt een tabel toe door het tabel-component aan een pagina toe te voegen. 

De tabel krijgt automatisch de vooraf ingestelde opmaak mee.


Een tabel in Kirra Een tabel in Kirra


Eigenschappen van een tabel

Een toegevoegde tabel in Kirra heeft de volgende eigenschappen:

  • Naam van deze tabel; deze waarde wordt boven de tabel getoond op de website en in de PDF.
  • Eerste rij is header; wanneer dit wordt aangevinkt zal de eerste rij de aparte opmaak meekrijgen zoals deze is gedefinieërd.
  • Eerste kolom is header; wanneer dit wordt aangevinkt zal de eerste kolom de aparte opmaak meekrijgen zoals deze is gedefinieërd.
  • Synchroniseren met spreadsheet; door hier een Excel-sheet te uploaden kun je de tabel automatisch laten vullen met de waardes uit een Excel-sheet. 
  • Tabelgrootte; hier kun je de grootte van de tabel aanpassen.
  • Rij; hier kun je extra rijen toevoegen of verwijderen.
  • Kolom; hier kun je extra kolommen toevoegen of verwijderen.
  • Stijl; hiermee kun je beperkte opmaak toepassen op de waardes in de tabel.

Het samenvoegen van cellen is niet mogelijk met het tabel-component.

Tabel toevoegen die niet is gekoppeld aan een Excel-bestand

Je kunt in Kirra een tabel toevoegen zonder deze te koppelen aan een Excel-bestand. Je vult dan de waardes in Kirra in of kiest er voor om eenmalig een Excel-bestand te gebruiken om alle waardes in de tabel te importeren. Zie ook paragraaf "Een Excel-bestand koppelen of alleen gebruiken om de inhoud te importeren" in dit hoofdstuk. 


Tabel toevoegen die is gekoppeld aan een Excel-bestand

Middels de knop "bestand kiezen en uploaden" kun je een Excel-bestand uit Mediabeheer koppelen aan de tabel. Als je het bestand hebt geselecteerd zullen de waardes uit het Excel-bestand die tussen A1 en C3 staan automatisch worden ingeladen. Vervolgens kun je zelf een nieuw bereik definiëren en het juiste werkblad uit het Excel-bestand kiezen.

Bereik en werkbladen kiezen Bereik en werkbladen kiezen

Als je een bereik hebt geselecteerd kun je een tabel als de volgende genereren:


Voorbeeld tabel gekoppeld aan Excel-bestand

Voorbeeld tabel gekoppeld aan Excel-bestand
jaar FTE
2012 15
2013 18
2014 20
2015 22
2016 26
Excel-bestand.xlsx 29 kB

Bovenstaande tabel is met het bovenstaande Excel-bestand gemaakt. 

Grafieken

Grafieken & diagrammen toevoegen

In Kirra Jaarverslag kun je een diagrammen toevoegen door het component "diagram" toe te voegen op een pagina. Selecteer de plek op de pagina waar je het diagram wilt toevoegen, selecteer het diagramcomponent en klik op toevoegen. 


Type diagrammen en grafieken

In Kirra Jaarverslag kun je de volgende type diagrammen toevoegen: 

Je kunt er voor kiezen om een diagram zelf op te maken door de waardes in Kirra Jaarverslag in te vullen of de waardes uit een gekoppeld Excel-bestand te halen. 

Zelf waardes invoeren

Als je zelf waardes invoert in Kirra Jaarverslag kun je dat doen op dezelfde manier als je de gegevens van een tabel invoert. Voor het maken van diagrammen maakt het niet uit of je de waardes zelf invoert of deze uit een Excel-bestand.


Zie hieronder hoe bovenstaande tabel wordt getoond in de verschillende diagramtypes. Let op waar de verschillende waardes van kolom A en rij 1 worden getoond in de diagrammen om te voorkomen dat alles opnieuw moet worden ingevoerd. De mogelijkheid om de waardes van de x-as en de y-as te wisselen in een diagram staat op ons wensenlijstje maar is nog niet gerealiseerd. 

Staafdiagram

Kolomdiagram

Kolomdiagram met gestapelde waardes

Lijndiagram

Cirkeldiagram (taartdiagram)

Opties/instellingen bij diagrammen

Bij de diagrammen kun je verschillende instellingen aanpassen:

  • Kleurenschema; via "Instellingen> Data & Visualisatie" kun je extra kleurenschema's definiëren die je vervolgens kan toepassen op grafieken. 
  • Legenda wel/niet tonen bij de grafiek. 
  • Vlak de grafiek af; voor lijndiagrammen. Laat de lijn vloeiend over de punten lopen. 
  • Stapel de waardes; stapelt de waardes van een bepaalde kolom bij elkaar op. 
  • Label op X- en Y- as; geeft een label weer op de assen. 

Beperkingen bij grafieken

In Excel kan je heel veel aanpassingen doen m.b.t. de weergave van grafieken. Dit is in Kirra beperkter. 
Zo is het bijvoorbeeld in Kirra Jaarverslag niet mogelijk om bepaalde reeksen met waardes uit te sluiten in de grafiek. Ook zijn het aantal variaties op een bepaald diagram beperkter. 

Excel-bestanden

In jaarverslagen en rapporten wordt veel gewerkt met Excel-bestanden. Werken met Kirra Jaarverslag heeft als voordeel dat je Excel-bestanden gemakkelijk kan koppelen aan Kirra Jaarverslag. Veranderen er getallen in het Excel-bestanden dan hoef je alleen maar het nieuwe bestand te uploaden. Automatisch veranderen dan alle tabellen, grafieken en zelfs getallen in alinea's die zijn gekoppeld aan dat bestand. .xls of .xlsx (het bestandsformaat van Excel) is een redelijk complex bestandsformaat. Om Excel goed te laten werken met Kirra Jaarverslag is het goed om onderstaande richtlijnen goed door te lezen en toe te passen. 

15 tips voor het werken met Excel-bestanden

In onderstaande alinea's wordt beschreven hoe je het beste met Excel-bestanden kan werken in Kirra Jaarverslag. Er is ook een artikel op jaarverslag.kirra.nl  die je absoluut moet lezen als je met Excel gaat werken: 15 tips voor het werken met Excel-bestanden in Kirra bij het maken van de jaarrekening

Afronden van getallen

In Excel kun je de weergave van een getal aanpassen. Zo kun je er bijv. voor kiezen om 50,999999 te laten zien als een getal met 0 decimalen. Er wordt dan 51 getoond. De waarde blijft echter 50,999999. Voor versie 4.6 kwam de waarde ook onafgerond in Kirra Jaarverslag te staan. Dit kan er soms wat rommelig uitzien in een tabel. Beter is dan om 50,999999 in Excel in te voeren als "=AFRONDEN(50,999999;0)”. Of in het Engels =ROUND(50,999999;0). De waarde wordt dan ook echt 51. Vanaf Kirra 4.6 wordt de weergave zoals deze in Excel is ingesteld ook overgenomen. 

Scheidingsteken duizendtallen

Standaard worden grote getallen in Kirra Jaarverslag getoond met een spatie als scheidingsteken voor de duizendtallen. Dit kan uitgezet worden via de module "Data & Visualiatie".

Ga naar Instellingen> Data & Visualisatie (/kirra/modules/settings/dataplus).

Vink daar de optie "Formatteer grote getallen voor verbeterde leesbaarheid" uit. 

Punten als scheidingsteken?
De internationale norm ISO 31-0  adviseren in plaats van punt een spatie te gebruiken bij getallen van meer dan drie cijfers. De PHP-library die we gebruiken voor de Excel-import hanteert deze standaard ook. Veel gebruikers willen graag een punt als scheidingsteken. Vanaf Kirra 5.0 zal de punt de standaard zijn en kan deze desgewenst worden aangepast in een spatie. 

Werken met percentages

In verslagen wordt veel gewerkt met percentages. Voor een correcte weergave van percentages in Excel is het volgende van belang. 
Wanneer je in Excel er voor kiest om een waarde als percentage te tonen is dat mogelijk. In een cel komt dan bijv. 36% te staan. Eigenlijk is dat de waarde 0,36. Dit is ook wat er in Kirra Jaarverslag wordt ingelezen en in een diagram  wordt getoond. Je bent dus waarschijnlijk geneigd om variant 1 uit onderstaande afbeelding toe te passen. 

Dit leidt echter tot een diagram in Kirra Jaarverslag die er als volgt uitziet

Voorbeeld van percentages in een diagram

Je ziet dat de waarden op de Y-as niet als volledig percentage wordt getoond.  Je moet er voor kiezen om de percentages weer te geven als variant 2 in bovenstaande afbeelding. Dit betekent dat je de formule in de cel ook moet aanpassen. 

Cel C5 heeft nu de volgende inhoud: =D5/D$9 met als weergave "Percentage met 0 decimalen". Dit leidt echter in Kirra Jaarverslag tot de waarde: 0,338156511
Cel G5 heeft de volgende inhoud:  =AFRONDEN(H5/$H$9*100;0). Het getal wordt x100 gedaan om een percentage-waarde te krijgen en daarnaast afgerond op 0 decimalen. Dit leidt tot een waarde van 34 in Kirra Jaarverslag.  En tot onderstaand diagram. Vanaf Kirra 4.6 kun er overigens ook  voor kiezen om de weergave in Excel aan te passen naar een getal met 0 decimalen. De inhoud van cel G5 is dan: =(H5/$H$9)*100. 

De diagram komt er dan als volgt uit te zien:
N.B.: zie hoe bij de waarde op de y-as "percentage %" is ingevuld om duidelijk te maken dat het om procenten gaat.

Voorbeeld van hoe je percentages weergeeft in een diagram

Voor de weergave in tabellen is het vanaf Kirra 4.8 niet meer nodig de percentages als getallen weer te geven. Zie de tabellen hieronder die op de verschillende waardes uit het Excel-bestand zijn gebaseerd. 

Voorbeeldtabel met percentage-notatie in Excel (Bereik B4:D9)

Voorbeeldtabel met percentage-notatie in Excel (Bereik B4:D9)
Categorie % (bedrijf) 2015 # (bedrijf) 2015
categorie 1 34% 6754
categorie 2 58% 11682
categorie 3 6% 1125
categorie 4 2% 412
Totaal 100% 19973

Voorbeeldtabel met percentage-notatie in Excel (Bereik F4:H9)

Voorbeeldtabel met percentage-notatie in Excel (Bereik F4:H9)
Categorie % (bedrijf) 2015 # (bedrijf) 2015
categorie 1 34 6754
categorie 2 58 11682
categorie 3 6 1125
categorie 4 2 412
Totaal 100 19973
Voorbeeld Excel bestand 9,1 kB

Voorbeeld van Excel-bestand waarmee bovenstaande tabellen zijn gemaakt. 

Grote Excel-bestanden en veel werkbladen

Pas op met grote Excel-bestanden qua grootte (MB/KB). Kirra Jaarverslag kan hier maar beperkt mee omgaan en zal bij te grote bestanden een "Servererror 500" geven!

Hoe komt het dat Excel-bestanden zo groot worden?
De grootte van een Excel-bestand heeft uiteraard te maken met de hoeveelheid content in het bestand, maar wordt ook beïnvloed door de volgende zaken:

  • het aantal werkbladen
  • het aantal kruisverwijzingen tussen werkbladen
  • werken met meerdere gebruikers aan hetzelfde bestand
  • er zitten veel lege cellen in een werkblad die wel worden "meegeteld"
    Dit is te herkennen doordat de schuifbalk aan de zijkant ook bijzonder klein is.  Je kan dit nakijken met de key-combinatie CTRL+END. Deze combinatie voert je naar de cel die het einde vormt van wat in Excel de "UsedRange" genoemd wordt. Het probleem ontstaat wanneer de "UsedRange" veel groter is dan wat je eigenlijk nodig hebt voor je data. Heel waarschijnlijk kom je op een cel terecht die ver beneden of rechts van je eigenlijke data ligt. De truc is dan inderdaad het verwijderen van de lege rijen/kolommen tussen je eigenlijke data en die CTRL+END cel, zodat de "UsedRange" terug overeenkomt met wat je echt nodig hebt.

Kom je een "servererror 500' tegen op pagina's waar je werkt met Excel-bestanden en bovenstaande laatste tip werkt niet volg dan een van de volgende oplossingen:

  • splits het Excel-bestand in aparte bestanden met minder werkbladen.
  • ook kan het helpen om alle inhoud van de Excel-bestanden te kopieren naar een nieuw Excel-bestand. Kopieer dan niet alle (CTRL+A / CTRL+C) inhoud van een werkblad, maar selecteer precies het bereik waar de waardes instaan. Dit nieuwe bestand is dan vaak niet door veel verschillende gebruikers gebruikt en opgeslagen en zal kleiner van formaat zijn

Pas op met het gebruik van andere spreadsheet-programma's dan Excel als OpenOfffice en LibreOffice. Deze programma's, maar ook de Excel die je kan gebruiken op tablet of smartphone maken de bestanden vaak onbruikbaar of onnodig groot. 

KJ werkt heel efficiënt met Excel-bestanden met maar 1 tabblad. Het kan een optie zijn om alle tabellen die je in een rapport gebruikt in 1 tabblad te zetten. Hier kleven echter de volgende nadelen aan:

  • je gebruikt 1 bestand voor al je tabellen. Betekent ook dat er maar 1 persoon tegelijk aanpassingen kan doen aan de tabellen. 
  • je kunt geen rijen en kolommen invoegen. Je moet dan namelijk voor alle selecties het bereik opnieuw instellen

Advies is dus om niet alle tabellen in 1 Excel-bestand in één of meerdere tabbladen te zetten, maar deze op te splitsen. Dit hoeft niet een bestand per tabel te zijn, maar het beperken van het aantal werkbladen tot zeg max. 5 is aan te raden. 

Let op: Heb je eenmaal een Excel-bestand met meerdere tabbladen gekoppeld aan tabellen en grafieken in Kirra, voeg dan geen tabbladen meer tussen andere tabbladen in. De verbinding tussen Kirra en een bepaalde tabblad zal dan verloren gaan. Je kunt wel extra tabbladen toevoegen rechts van de bestaande tabbladen, maar niet aan het begin of ergens tussen. 

Vanaf Kirra 5.0 zal KJ nog sneller werken met Excel-bestanden omdat Kirra dan overstapt op PHP7.1. 

Verborgen rijen en kolommen

Excel biedt de mogelijkheid om rijen en kolommen te verbergen.  Op het oog kan een tabel er dan goed uitzien. 
In KJ is het niet mogelijk om rijen of kolommen uit te sluiten van een selectie-bereik in een koppeling met een Excel-bestand. 
Als je voor een tabel een bereik ingeeft van A1:G56 zullen alle cellen die in dit bereik staan (ook die niet zichtbaar zijn gemaakt) worden getoond. 

Een Excel-bestand koppelen of alleen gebruiken om de inhoud te importeren

Er zijn 2 manieren om een Excel-bestand te gebruiken om de waarden in een tabel te "vullen".

Als je een tabel-component aanmaakt zie je 2 buttons om een Excel-bestand te koppelen


 

De button om een "vaste" koppeling op te zetten De button om een "vaste" koppeling op te zetten

De button om eenmalig de waardes te importeren De button om eenmalig de waardes te importeren


Met de groene kies je een bestand uit mediabeheer en zal de tabel gekoppeld blijven aan dat Excel bestand. Wil je een waarde of opmaak aanpassen in de tabel? Je zult dan de waardes of opmaak in het Excel-bestand moeten aanpassen en het Excel-bestand moet uploaden (over het oude bestand). Zie ook: Een Excel-bestand vervangen. 

Met de andere button kies je er voor om alle waardes te importeren in het tabel-element. Daarna kun je ze nog wel gewoon bewerken in Kirra Jaarverslag. Dat kan niet met een gekoppeld Excel-bestand. 

Excel bestand vervangen

Een gekoppeld Excel-bestand met oude waarden vervangen door hetzelfde bestand met nieuwe waarden

Door een Excel-bestand te koppelen aan een grafiek of een tabel hoef je de waardes uit het Excel-bestand niet over te tikken in Kirra. 
Zijn er waardes in het Excel-bestand gewijzigd dan hoef je alleen maar het Excel-bestand te vervangen. De nieuwe waardes worden dan automatisch overgenomen. Maar hoe doe je dat nou handig?

Zoek het betreffende Excel-bestand via Mediabeheer op. 

Zoek het bestand op die je wil vervangen. Tip: het is handig om mappen aan te maken in mediabeheer om zo het overzicht te houden. Je kunt ook altijd de zoekfunctie in Mediabeheer te gebruiken. 

Klik op het bestand dat je wil vervangen. Zoek via de knop "bestand kiezen" het nieuwe bestand op je harde-schijf op en selecteer deze. Klik vervolgens op "Wijzigingen opslaan" en de nieuwe waarden staan in de gekoppelde tabellen en grafieken. 

Je kunt er ook voor kiezen om het bestand direct aan te passen via het tabel- of grafiekcomponent waar je het Excel-bestand hebt gekoppeld. Zoek het component op en klik op blauwe icoon "bewerken". Je komt dan direct in Mediabeheer bij het juiste bestand. 


 


Let op: heb je extra kolommen of rijen toegevoegd dan is het simpel vervangen van een bestand niet voldoende om de grafieken en tabellen bij te werken. Je zult dan ook het bereik per tabel of grafiek opnieuw in moeten stellen. 


Opmaak overnemen uit Excel-bestanden

In een tabel-component kun je beperkte styling toepassen op de waardes in de cellen. Deze mogelijkheden vind je onder de knop "stijl" als je een cel in een tabel in Kirra aanklikt. Wanneer je een Excel-bestand aan een tabel koppelt is er geen mogelijkheid meer om via Kirra opmaak in de tabel aan te passen anders dan de mogelijkheid om aan te geven dat de eerste kolom of rij een header is. Deze aanvinkoptie zal de vooraf ingestelde opmaak voor een header toepassen op de eerste rij of kolom.

Vanaf Kirra 4.6 is het echter mogelijk gemaakt dat Kirra opmaak vanuit Excel overneemt. Wat Kirra aan opmaak overneemt is beperkt. De volgende elementen zullen worden overgenomen uit Excel indien deze zijn toegepast op waardes in een een cel in Excel. 

  • Voor de meeste waardes zal Kirra de ingestelde weergave overnemen uit Excel. Is bijvoorbeeld ingesteld dat een getal maar met 1 decimaal (34,4) moet worden getoond, dan zal Kirra dit overnemen. 
  • Dikgedrukt 
  • Schuingedrukt
  • Een rand (border) op de cel aan de boven-, rechter- linker- en onderzijde; Kirra kijkt puur of er een rand is ingesteld in een cel en zal dan ook een rand laten zien in de tabel in Kirra. De dikte en kleur van de rand kan in Kirra worden ingesteld (maatwerk). Kirra ziet niet of een rand in Excel dikgedrukt of stippelijn is en zal dat dus ook niet overnemen.
  • dubbele rand aan de onderzijde van een cel. Dit wordt veel gebruikt bij totalen in een balans, W&V, resultatenrekening, etc. 
  • Achtergrondkleur; net als bij de rand-instelling ziet Kirra alleen of er een achtergrondkleur is ingesteld in Excel en niet welke kleur dat is. In de tabel zal vervolgens de achtergrondkleur worden getoond zoals deze is ingesteld in Kirra. Het is mogelijk om 4 vooraf ingestelde achtergrondkleuren voor tabel-cellen in Kirra in te stellen. Vervolgens zullen deze worden gebruikt indien er achtergrondkleuren in een gekoppeld Excel-bestand worden gebruikt. Hierbij geldt dat Kirra in het Excel-bestand van links naar rechts kijkt. De eerste cel die in Excel een achtergrondkleur heeft krijgt "Achtergrondkleur 1", de tweede cel die een andere achtergrondkleur heeft dan de eerste cel krijgt "Achtergrondkleur 2", etc.. 

Andere opmaak (bijv. de kleur van de tekst) wordt niet overgenomen. Het is ook aan te raden de opmaak in Excel verder tot een minimum te beperken. 

Jaarrekening

Een belangrijk onderdeel in het jaarverslag is de jaarrekening. Sommige organisatie volstaan met het publiceren van de Balans, W&V en Kasstroomoverzicht. Veel organisaties zijn echter verplicht om de complete jaarrekening te publiceren (incl. toelichting op de balans). De jaarrekening wordt veelal door de financiële afdeling opgemaakt in Excel of automatisch gegenereerd door het gebruikte administratieve pakket. 

Er zijn 3 manieren hoe je de jaarrekening in Kirra Jaarverslag kan opnemen:

  1. Je kiest ervoor om het Excel-bestand van de jaarrekening (zoals die door het gebruikte pakket of de financiële afdeling wordt aangeleverd) integraal te koppelen aan Kirra Jaarverslag. Let op: het Excel-bestand moet voldoen aan de voorwaarden zoals genoemd in de paragraaf "Excel-bestanden". Veelal zitten in de Excel-bestanden ook extra tabbladen met informatie die de basis is voor de opmaak van balans, w&v, etc. Deze tabbladen maken het bestand echter heel zwaar waardoor deze niet is te verwerken in KJ. 
  2. Je maakt aparte Excel-bestanden die uitsluitend worden gebruikt in Kirra Jaarverslag. Deze bestanden kun je licht houden en ook zo opmaken dat ze voldoen aan de voorwaarden voor het gebruik in KJ. 
  3. Je maakt een aparte PDF van de jaarrekening en voegt deze integraal in Kirra Jaarverslag toe als jaarrekening. Online kunnen gebruikers deze downloaden en in de PDF wordt deze automatisch ingevoegd als PDF. 

Optie 1 werkt het makkelijkst, maar vraagt veelal dat de financiële afdeling of het pakket waarmee de boekhouding wordt gedaan zich aanpast. De meest gebruikte optie is daarom optie 2.